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El sistema de archivos

El sistema de archivos es el conjunto de procedimientos, normas y recomendaciones que regulan y posibilitan el almacenamiento, gestión, y recuperación de archivos en nuestros dispositivos de almacenamiento, independientemente de dónde se encuentren. Es decir, que tanto ‘la nube’, como una memoria USB o nuestro teléfono móvil disponen de un sistema de archivos que permite que, por ejemplo, cuando capturamos una foto con nuestra cámara del teléfono móvil, ésta se almacene en la memoria del teléfono y se recupere posteriormente o se envíe por mensajería o correo electrónico.
Según el sistema operativo asociado al dispositivo que estamos utilizando, el sistema de archivos tendrá unas peculiaridades propias de la marca, pero casi todas ellas transparentes para el usuario final. En la siguiente tabla se muestran algunos de los sistemas de archivo asociados a los sistemas operativos más populares:

No es necesario que conozcas el tipo o denominación con la que se conoce el nombre del sistema de archivos de tus dispositivos habituales, ni su funcionamiento técnico, ya que las marcas suelen proveer a cada sistema operativo de una funcionalidad o aplicación amigable que nos permita una fácil gestión.
En dispositivos con sistema operativo Windows, puedes visualizar el sistema de archivos a través de su utilidad ‘Explorador de Windows’, como muestra la siguiente captura de pantalla:

Y en dispositivos Android, puedes hacerlo a través de alguna App que nos permita visualizarlo, como muestra la siguiente imagen:

Mientras que desde un equipo con sistema operativo IOS, lo haremos a través del Finder, que reproducimos en la siguiente imagen:

En las imágenes anteriores, puedes ver los dos componentes principales de un sistema de archivos: [1] las carpetas y [2] los archivos. Según el sistema operativo, asociado a estos elementos se añade información que nos ayuda a identificar distintos aspectos de lo que estamos viendo: tipo de elemento (carpeta o archivo), tipo de archivo, fecha y hora de creación y/o última modificación y tamaño que ocupa.

Archivos y carpetas

Cada creación que realizamos a través de un programa informático o una app, se denomina archivo (o fichero); en algunos contextos también puede denominarse artefacto digital.
Los archivos están caracterizados por dos elementos:

1. Su nombre: Debe ser inequívoco respecto a su contenido, es decir, el nombre debe ofrecernos una idea aproximada de su contenido. El nombre de los archivos debe seguir las normas que cada sistema operativo (Windows, Android, iOS, etc.) nos proporcione. Prácticamente todas coinciden en lo esencial así que no representa un problema.
2. La extensión: se refiere al conjunto de caracteres que identifican el tipo de contenido del archivo y que indican al sistema operativo con que programa debe abrirse o mostrarse. Suele separarse del nombre por un punto.

Los programas y aplicaciones con que creamos los archivos, generan la extensión por defecto de éstos. La extensión es exclusiva de cada tipo de archivo, algunas están ligadas a programas específicos, como por ejemplo .docx (asociada a un archivo elaborado con Microsoft Word) y otras son más universales, como .jpg (asociada a un archivo de imagen con unas determinadas características, independiente del software con el que se cree o se modifique) o .html (asociada con las páginas web).

El orden y las carpetas

Mantener el orden es el principal aspecto que debemos ajustar cuando desarrollamos una estrategia de almacenamiento. Para ello, la principal herramienta de la que disponemos es la carpeta. Esta no es más que un contenedor de archivos relacionados por alguna característica común. El criterio que define esta agrupación tiene que estar relacionado con nuestras necesidades. Pueden ser criterios de agrupamiento válidos:

• Archivos de un mismo proyecto
• Documentación generada el mismo año académico
• Fotos de nuestro último viaje
• Documentación relacionada con un mismo cliente

Las carpetas admiten niveles jerárquicos, por lo que dentro de una carpeta podemos crear otra, si eso facilita nuestra organización y localización posterior, como evidencia la siguiente tabla:

Conviene dedicarle un tiempo de reflexión a nuestra organización jerárquica de carpetas. Aunque nuestro sistema organizativo puede ser modificado en cualquier momento, se vuelve más tedioso y complejo a medida que vamos incorporando archivos.
Cuando reflexiones sobre tu sistema de organización, piensa en cómo vas a acceder o recuperar los archivos una vez que los tengas almacenados, ya que esto te ayudará a definir el orden de tus archivos, que seguramente irá en consonancia con el orden que empleas en tu trabajo.
Algunas recomendaciones para definir tu estructura:

• No emplees nombres muy largos (ver pestaña siguiente).
• Separa tus asuntos personales de tus asuntos de trabajo (si puedes, emplea unidades de almacenamiento diferentes).
• No emplees más de 3 niveles de profundidad, es mejor una estructura más plana que demasiado profunda.
• Valora la posibilidad de crear una carpeta histórica de trabajo o de temas personales en una unidad de almacenamiento alternativo para no trabajar, a diario, sobre una estructura compleja.

Y siempre, siempre, incluye tus carpetas principales en tu copia de seguridad habitual.

Normas para nombres de archivos o carpetas

Existen ligeras variantes, pero casi todos los sistemas operativos comparten las mismas normas para nombrar archivos y carpetas.
Respecto a la longitud: en Windows podemos utilizar hasta 260 caracteres (incluida la ruta completa); en Android hasta 255 caracteres y en sistemas OS X, también hasta 255. Cuando hablamos de ruta completa, hacemos referencia, además de al fichero en sí, a la estructura jerárquica de carpetas por la que tenemos que pasar hasta llegar a él.
Por ejemplo, el fichero “2016_resultados alumnos trimestre 3”, en realidad está referenciado en el sistema de archivos del sistema operativo por:
C:\Usuario\luciasa\Mis documentos\IES\Biologia\2016_resultados alumnos trimestre 3
Es el total de caracteres de esta cadena, el que no debe sobrepasar los límites indicados por el Sistema Operativo.
Para nombrar un archivo, podemos utilizar cualquier carácter a excepción de \ / ? : * " > < |.
Si tu sistema operativo está basado en Linux (o un derivado de éste, como Android) no deberías utilizar ^ ~ ' " ` * ; - ? [ ] ! & ~ < > ya que tienen un significado y utilidad especial para este sistema operativo.
Es importante establecer un patrón para nombrar los ficheros relacionados con nuestro trabajo (y también con nuestra vida personal), esto nos facilitará su localización y almacenaje. Por ejemplo:

• En nuestro trabajo podemos acompañar las distintas versiones de un documento con la terminación _V1 _V2, etc. De esta forma siempre tendremos clara cuál es la última versión del archivo, además de conservar un historial de las actualizaciones.
• En nuestra vida personal, podemos organizar nuestra documentación administrativa y personal por años, de forma que podamos obtener una cronología relacionada.

Estas son nuestras recomendaciones para nombrar archivos:

• No uses puntos, ya que tradicionalmente se usan para diferenciar o separar el nombre de la extensión del fichero.
• No uses acentos: si tus archivos se mueven entre distintos sistemas operativos pueden alterarse los caracteres acentuados.
• Usa nombres descriptivos y trata equilibrar entre longitud y descripción.
• Para separar las palabras usa espacios o guión bajo.

Recuerda, puedes usar mayúsculas o minúsculas en el nombre del archivo, aunque algunos sistemas operativos no las tengan en cuenta.

Los datos de los datos: los metadatos

En el contexto de este NOOC, podemos decir que los metadatos representan el conjunto de información adicional que añadimos a nuestros archivos para facilitar su localización y gestión posterior.
Algunos de los metadatos son añadidos de forma automática por el programa con el que estamos creando, guardando o modificando el archivo: fecha y hora de creación, usuario que lo ha creado (tomado del usuario con que nos identificamos en el ordenador) o tipo de archivo creado (documento, imagen, etc. – obtenido de la extensión-).
Otros metadatos podemos añadirlos explícitamente, según las funcionalidades disponibles en el software que estemos utilizando, por ejemplo, a través de Microsoft Word y la opción Guardar como…, en el apartado Autores (etiquetado en la imagen siguiente como 1) podemos añadir más autores, además del ya incorporado por el software; en el apartado Etiquetas (etiquetado en la imagen siguiente como 2) podemos añadir las palabras clave que describen nuestro documento – en este caso – que más tarde podemos emplear en búsquedas.

En otros programas suele haber una opción denominada Propiedades (normalmente asociada al menú Archivo) en la que, entre otras opciones, puedes especificar estos metadatos adicionales. En la imagen siguiente, puedes ver este apartado (etiquetado como 1).

En función del Sistema Operativo de nuestro dispositivo y su utilidad para gestionar el Sistema de archivos, podremos emplear los metadatos para realizar búsquedas en nuestros dispositivos de almacenamiento. En la imagen siguiente puedes ver la herramienta de búsqueda asociada al Sistema de Archivos de Windows 10, como ves, presenta un abanico de opciones muy amplio, que nos permite buscar por los metadatos automáticos (etiquetados en la imagen como 1) o por las etiquetas definidas por nosotros (etiquetado en la imagen como 2).

En local o en la nube

La transformación de aplicaciones en servicios ha propiciado la aparición de multitud de funcionalidades en distintos ámbitos; entre ellos, el almacenamiento. Este servicio suele estar disponible desde dos perspectivas: personal y/o profesional. Desde el punto de vista personal, es frecuente que vaya asociado a nuestra cuenta de correo electrónico. Desde el punto de vista profesional, existen distintas posibilidades y planes en función del almacenamiento contratado y las funcionalidades asociadas.
La metáfora de la nube está asociada con el desconocimiento exacto de dónde se almacena nuestra información, ya que delegamos por completo en el servicio que contratamos o del que disfrutamos.
Seguro que ya te suenan servicios como Dropbox, Google Drive, One Drive, Box o iCloud. Aunque los servicios evolucionan con mucha rapidez, puedes consultar una comparativa de ellos en este artículo: Comparativa: Almacenamiento en la nube (Edición 2016).
Independientemente del servicio que uses, o por el que te decidas, es importante que:

• Puedas acceder desde tu equipo de sobremesa o desde cualquier solución móvil.
• El servicio tenga una app específica para el sistema operativo de tus dispositivos móviles.
• Puedas sincronizar fácilmente tu espacio en la nube con una carpeta local, tipo arrastrar y soltar.
• Puedas compartir tus archivos con distintos niveles de permiso.

La siguiente imagen muestra dos ejemplos de exploración de sistemas de almacenamiento en la nube.

Usos Habituales

Estos son algunos de los usos habituales de un sistema de almacenamiento en la nube:

• Como copia de seguridad adicional.
• Como salvaguarda de los originales de un proyecto.
• Como copia de una presentación o contenido difícil de trasladar en un dispositivo de almacenamiento habitual.
• Como transferencia de archivos entre equipos de trabajo.
• Como espacio de colaboración entre equipos deslocalizados.

Para saber más

• Qué son los sistemas de archivos en Android - F2FS vs EXT2: http://www.androidpit.es/que-son-sistemas-de-archivos-android
• Información sobre los caracteres que no se puede utilizar en los nombres de sitio, los nombres de carpeta y nombres de archivo en SharePoint: https://support.microsoft.com/es-es/kb/905231
• Anexo: Comparación de sistemas de archivos: https://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Comparaci%C3%B3n_de_sistemas_de_archivos
• Sistemas operativos para el ordenador: http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/informatica_basica/sistemas_operativos/2.do
• Introducción a los sistemas de archivos FAT, HPFS y NTFS: https://support.microsoft.com/es-es/kb/100108

Para realizar producto final, puedes ayudarte de las herramientas que consideres:

• Realizar un vídeo tutorial (ScreenCastify Grabación de pantalla online, Camtasia Grabación de pantalla Software).